Coördinator Vrijwilligers & Docenten

ARTIS is sinds 1838 een groene oase en ontmoetingsplek, midden in Amsterdam waar mens en natuur samenkomen. Het historische ARTIS-Park omvat de dierentuin, botanische tuin en het Planetarium, en daarnaast inspireert ARTIS-Micropia bezoekers met de onzichtbare wereld van microben, terwijl ARTIS-Groote Museum de diepere connectie tussen mens en natuur blootlegt. Als stichting en officieel erkend goed doel zet ARTIS zich in voor het versterken van onze band met natuur, met de missie om samen een leefbare toekomst voor iedereen te creëren.

Werken met een grote en diverse vrijwilligersorganisatie

Dagelijks zijn 30 tot 40 vrijwilligers actief binnen ARTIS. In totaal bestaat onze vrijwilligersorganisatie uit ongeveer 400 vrijwilligers, verdeeld over verschillende locaties, rollen en vakgebieden. Zij leveren een belangrijke bijdrage aan de bezoekersbeleving en de educatieve missie van ARTIS. Om ervoor te zorgen dat zij hun werk goed en met plezier kunnen doen, zoeken wij een Coördinator Vrijwilligers & Docenten.

In deze functie combineer je dagelijkse operationele coördinatie met begeleiding, planning, administratie, werving en ontwikkeling. Je werkt in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Een rooster kan veranderen, een vrijwilliger kan onverwacht uitvallen, er kan een lastige situatie ontstaan én tegelijkertijd moet een training of wervingsactiviteit worden voorbereid.

Dat vraagt om overzicht en daadkracht, maar ook om aandacht voor mensen. Je weet wanneer je direct moet handelen en wanneer een situatie juist vraagt om luisteren, begrenzen of een zorgvuldig gesprek.

Je rapporteert aan de Teamleider Vrijwilligers & Docenten en vormt samen met je collega coördinatoren een team.

Wat ga je doen?

Als Coördinator Vrijwilligers & Docenten zorg je samen met je collega's dat de dagelijkse inzet van vrijwilligers en docenten goed verloopt. Je bent daarbij zowel organisator als aanspreekpunt.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Dagelijkse operatie en planning: je coördineert werkzaamheden, roosters en werkverdeling en stuurt bij bij wijzigingen, afmeldingen of onverwachte situaties.

• Begeleiding van vrijwilligers en docenten: je bent zichtbaar en benaderbaar, onderhoudt actief contact en ondersteunt vrijwilligers bij vragen en situaties die zij in hun werk tegenkomen.

• Omgaan met casuïstiek en weerstand: je signaleert wat er speelt, voert waar nodig lastige gesprekken en kunt omgaan met verschillende belangen, groepsdynamiek, feedback en veranderingen.

• Problemen signaleren en oplossen: je stelt prioriteiten, handelt bij acute knelpunten en koppelt relevante zaken terug aan collega's of de teamleider.

• Werving en selectie: je draagt actief bij aan de instroom en selectie van nieuwe vrijwilligers en aan een goede start binnen ARTIS.

• Training en ontwikkeling: je coördineert trainingen en nascholingen, organiseert de praktische uitvoering en bewaakt de voortgang van leeractiviteiten.

• Administratie en communicatie: je houdt gegevens en mutaties bij, verwerkt operationele en administratieve zaken en zorgt dat informatie voor vrijwilligers en collega's actueel is.

• Samenwerking: je werkt nauw samen met afdelingen en locaties binnen ARTIS om vrijwilligers op de juiste plek en op het juiste moment in te zetten.

• Verbetering en ontwikkeling: naast de dagelijkse operatie draag je bij aan projecten en verbeteringen in de manier waarop we onze vrijwilligersorganisatie organiseren.

De functie is daarmee breed. Je bent niet alleen degene die het rooster rond krijgt, maar ook degene die signaleert wat er in de vrijwilligersorganisatie gebeurt en helpt om de inzet, begeleiding en ontwikkeling daarvan goed te organiseren. Dat brede karakter blijkt ook uit de praktijk: de functie omvat naast coördinatie onder meer planning, begeleiding, recruitment, opleiding, administratie, communicatie en evenementen.

ARTIS gelooft in de kracht van inclusiviteit en diversiteit, net zoals in de natuur, en heeft als doel een afspiegeling van de samenleving te zijn. Of het nu gaat om leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, achtergrond, geloof of fysieke en cognitieve beperkingen. We zorgen samen voor een leefbare wereld voor iedereen: nu en in de toekomst.

Profiel

We zoeken ARTIS een betrokken en stevige coördinator die plezier haalt uit het werken met een grote en diverse groep mensen én zich thuis voelt in een dynamische operationele omgeving.

Je kunt snel schakelen wanneer dat nodig is, zonder de menselijke kant uit het oog te verliezen. Je houdt overzicht als verschillende zaken tegelijkertijd aandacht vragen en durft prioriteiten te stellen. Je hoeft niet ieder probleem zelf op te lossen: je weet ook wanneer je moet afstemmen, escaleren of grenzen moet stellen.

Verandering hoort bij ARTIS. Daarom zoeken we iemand die niet alleen flexibel is, maar ook anderen kan meenemen wanneer werkwijzen, taken of verwachtingen veranderen.

Je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;

• Ervaring met het begeleiden of coördineren van grote of diverse groepen vrijwilligers of docenten;

• Ervaring met operationele planning of roostering;

• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden;

• Het vermogen om overzicht te houden en prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving;

• Ervaring met of gevoel voor groepsdynamiek, weerstand en het voeren van lastige gesprekken;

• Een zorgvuldige en gestructureerde manier van werken;

• Een oplossingsgerichte houding, waarbij je ook oog hebt voor structurele verbeteringen;

• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels;

Ervaring met software voor roostering en e-learningprogramma’s is een pré.

Wat maakt deze functie bijzonder?

Je werkt midden in ARTIS en hebt contact met een grote groep mensen die zich vanuit verschillende achtergronden en motivaties voor de organisatie inzetten. Geen dag verloopt precies hetzelfde.

Het ene moment los je een bezettingsvraagstuk op, daarna bespreek je een situatie met een vrijwilliger en vervolgens werk je aan de voorbereiding van een training, werving of verbetering van een werkproces.

Dat maakt de functie afwisselend en betekenisvol, maar vraagt ook om iemand die goed kan bewegen tussen operatie, organisatie en mensgerichte begeleiding.

ARTIS is 365 dagen per jaar open. Je werkt volgens rooster; ook (tenminste 1 dag) in het weekend. Nascholingen (Verdiepingen), trainingen en evenementen kunnen ook in de avonduren plaatsvinden. Daarom vind je het geen probleem om incidenteel in de avonden en tijdens feestdagen, te werken.

Wat biedt ARTIS?

Stel je voor dat je ’s ochtends door de monumentale poorten van ARTIS loopt, waar de gibbons je zingend verwelkomen. Je maakt de eerste bezoekers wegwijs, vol zin in de dag. Tijdens het inwerktraject maak je kennis met alle afdelingen van ARTIS: van werken in de winkel tot helpen bloembollen planten en microben kweken. Net zoals je werkomgeving, is je werk zeer veelzijdig: elke dag in ARTIS is anders!

ARTIS biedt je een baan met verantwoordelijkheid en uitdaging op de mooiste werkplek van Nederland. Een plek waar je een duurzaam verschil kan maken. Je hebt een breed takenpakket en bevoegdheden die daarbij passen, volop ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën en binnen ARTIS kennen we korte lijnen tussen werknemers en leidinggevenden. Je bent breed inzetbaar en werkt resultaatgericht samen met diverse afdelingen van ARTIS, binnen een informele en gezellige sfeer.

We bieden je in eerste instantie een contract van twaalf maanden aan met de intentie het daarna te verlengen. ARTIS heeft een brede reiskostenvergoeding die duurzaam vervoer stimuleert. Je krijgt ook een bijdrage voor een aanvullende zorgverzekering en je geniet van korting tot andere parken in Nederland.

Verder heeft ARTIS een rust-, en gebedsruimte, een sportschool, is volledig vegetarisch en biedt medewerkers de kans om erkende feest- en gedenkdagen in te ruilen voor andere feestdagen zoals bijvoorbeeld Keti Koti, en Suikerfeest. Daarnaast organiseren we maandelijkse borrels bij onze stamkroeg Eik en Linde en kunnen medewerkers deelnemen aan evenementen en lezingen in het ARTIS-Park, Planetarium, Groote Museum en Micropia.